As reuniões individuais existem para permitir que você alcance as pessoas de forma individual.
As reuniões individuais no trabalho remoto existem para permitir que você alcance as pessoas de forma individual e são indispensáveis no trabalho remoto porque é o momento onde o líder poderá acompanhar a performance, apoiar nas dificuldades, ouvir ideias para solução de problemas, garantir a direção correta, além de conversar sobre aspirações de carreira e desenvolvimento, trazendo feedbacks e reconhecimentos. É também um momento ímpar para reforçar a relação de confiança e estreitar ainda mais a conexão emocional e engajamento.
De acordo com um artigo publicado pela MITSloan, há uma citação de uma pesquisa feita pela Humu, onde “uma em cada quatro pessoas não faz reuniões individuais regulares com seus gestores e colaboradores diretos”. E a falta destas reuniões individuais no trabalho remoto pode trazer impactos significativos desde retrabalho, distanciamento emocional, falta de direção, baixo nível de confiança, pouca colaboração…desengajamento… São poucos minutos de investimento por parte do líder, que já sabemos estar bastante atribulado, mas o resultado deste investimento de tempo é muito significativo! Você já está com sua reunião individual agendada? E a pauta já está definida?
Vamos falar de cada um destes elementos a seguir:
Geralmente, as reuniões individuais, também conhecidas como One-on-One (ou 1:1 e 1-1) acontecem entre o líder e o colaborador. É um importante momento para abordar diversos tópicos que não são possíveis em outras pautas relacionadas a rotina da equipe.
E quando estamos nos referindo sobre trabalho virtual, as reuniões individuais no trabalho remoto são extremamente importantes. É neste momento que o líder deve trazer para a pauta as dimensões que possuem ação direta na performance final do colaborador remoto: a dimensão intangível e a dimensão tangível.
No que diz respeito ao intangível é o momento em que o líder poderá estreitar a conexão emocional com o colaborador remoto, alavancando a confiança- tão importante nas relações, exercitando o diálogo aberto para manutenção da segurança psicológica, e a captura das oportunidades para incentivo à autonomia do colaborador.
Dentre as dicas para uma reunião individual no trabalho remoto efetiva, podemos citar a prática de anotações -bastante recomendável pois elas servirão para alimentar o líder remoto e ter base de dados para o diálogo seja associado a performance/entregas ou a comportamento s com evidências estruturadas nestas anotações.
Outra dica é aproveitar para uma aproximação maior realizando estas reuniões por vídeo, permitindo visualizar a expressão corporal observando o que está sendo compreendido, tornando o momento deste diálogo o mais efetivo possível. Uma outra dica relevante é atentar-se de que estas conversas são privadas e individuais. E atente-se para OUVIR. Afinal este espaço é dele, colaborador remoto.
E ainda outra dica é enxergar este momento como uma oportunidade para conversarem sobre como ele está se sentindo em relação ao time ou algum projeto que gostaria de participar e suas dificuldades. Também é o momento ideal para reforçar comportamentos que endereçam a cultura organizacional, incentivando a colaboração como um valor para o líder, a conexão do propósito da área ou da empresa.
E quando abordamos os aspectos tangíveis/visíveis é nos momentos das reuniões individuais que o líder poderá fazer menção aos processos desempenhados (ou não) na rotina, e quais as ferramentas que utilizou (repositórios). Também é um excelente momento para desenhar e discutir as metas daquela quinzena/mês/semestre/ano e acompanhar a performance daquele período, ouvindo as ideias, as dificuldades, os caminhos que percorreu e como vivenciou (dificuldades, comunicação com stake holders) em colaboração, de forma individualizada, aderente aos valores e ética etc.)
Sabemos que acompanhar a performance deve ser algo produtivo tanto para o membro do time quanto para o líder. E no universo virtual isto merece um destaque ainda maior! Talvez seja a experiência mais importante para a jornada do colaborador. Coloque o tópico “Discussão da performance” na pauta. Tanto as metas que ele alcançou quanto as que deve alcançar, as prioridades de cada um e como estas prioridades estão contidas nas metas do time. O caminho que pode seguir, possíveis questões que serão críticas e talvez iniciar conversa sobre as novas metas que ainda estão por vir no futuro. Alinhe prioridades e faça novos acordos. A base do diálogo são as métricas! Tenha-as a seu alcance!
Outra dica é aproveitar também este espaço para levantar disponibilidade de tempo daquele membro de equipe antes de colocá-lo em algum novo projeto.
Você pode seguir a mesma pauta já discutida na reunião de equipes, porém com foco individual. Abaixo segue o que não pode faltar na reunião individual do trabalho remoto com relação a pauta:
Tenha uma pauta definida: para manter o foco e o objetivo da reunião individual é importante que você a defina previamente. Anote os tópicos e defina um limite de tempo daquilo que você quer trazer com cada um. Como a reunião é individual, certamente terá focos diferentes, pois os membros são diferentes. Preparação é tudo! Anote sempre!
E considere cada histórico individual, pois assim ficará fácil resgatar onde parou e o que necessita de sua atuação como líder.
Mesmo que você não tenha tempo para organizar a pauta de sua reunião individual com seu colaborador, não deixe de fazê-la! Que tal pedir a ele que ele mesmo organize a pauta com os
tópicos importantes na visão dele: status de projetos, possíveis ideias/soluções aspirações de carreira dentre outros elementos podem fazer parte dela! E para o líder é imprescindível complementar a pauta reconhecendo esforços/resultados, expondo oportunidades de melhorias/expectativas.
Mantenha a confidencialidade: para abordar tópicos tais como desafios, problemas, pensamentos, incômodos ou dúvidas. Lembre-se de que o que for trazido individualmente não deve ser levado para o time, para não causar desconforto e quebra de confiança.
Priorize – reserve tempo de qualidade para cada colaborador nas reuniões individuais, não interrompendo com outras urgências que te atropelam.
Ouça- Lembre se da velha regra de ouvir. Não é sua a reunião; é momento dele. Saiba ouvir, reconhecer e desenvolver de forma individual. Eis o principal objetivo desta reunião!
As reuniões individuais remotas existem para permitir que você alcance as pessoas de forma individual.
Provoque momentos para aprendizado: enxergue as reuniões individuais como excelentes momentos de reflexões sobre lições aprendidas e boas práticas. Por que foi bom? O que não funcionou tão bem? Chegamos aos resultados esperados? Estamos prontos para os próximos passos? O que esperamos dos próximos passos? Como se sentiu?
Sentimentos- Saber como os colaboradores remotos se sentiram é de extrema relevância para realizações futuras. Desafiado? Frustrado? Sem recurso? Realizado? E ficará como um marco de encerramento de um período de atividades, com clareza e transparência para os envolvidos, o que resulta em maior engajamento e compromisso da equipe com os resultados esperados ou gerados.
O trabalho remoto faz com que a dinâmica torne se mais obscura, não só para os colaboradores, mas principalmente para o líder da equipe. Por isso, para obter maior visibilidade sobre cada colaborador no trabalho remoto, é fundamental agendar conversas individuais. Então aproveite -as para obter maior visibilidade sobre o que e como cada um está atuando!
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