O líder pode apoiar no Onboarding Remoto dando especial atenção na estruturação e na execução de uma agenda diferenciada de ambientação considerando que todos estão em trabalho remoto. Esta agenda deve conter momentos intencionais para incentivar o relacionamento e o senso de pertencimento, fundamentais para o engajamento e produtividade no trabalho remoto.
Um líder de uma empresa se queixava comigo com relação a diferença de níveis de engajamento entre os colaboradores que foram admitidos remotamente e aqueles que foram admitidos na época do presencial. Aqueles contratados remotos possuíam um nível abaixo dos presenciais. Provavelmente isso acontece devido ao sentimento de pertencimento, que não se consolidou. E para mitigar isso é fundamental provocar momentos em que as relações possam fluir mesmo que intencionalmente.
O Onboarding Remoto
A ambientação remota ou Integração ou muitas vezes também conhecida por “Onboarding” pode ser compreendida como o momento em que o novo membro inicia o processo de integração à empresa. E isto inclui desde o entendimento da cultura da empresa na qual ele passa a fazer parte, como também um mergulho maior sobre a função para o qual foi contratado para que possa se familiarizar com a nova rotina que o espera. O objetivo desta ambientação é reduzir o tempo de adaptação do novo membro. E isso inclui não somente proporcionar maior segurança na execução das atividades, como também estabelecer uma relação de confiança, auxiliando no relacionamento com os demais membros do time e da organização. E considerando que estamos falando sobre trabalho remoto, a necessidade de provocar
momentos com foco totalmente relacional é a chave para desenvolver o senso de pertencimento deste colaborador frente á equipe e a própria cultura organizacional.
Este é um excelente momento para deixar as expectativas claras e direcionar o novo membro para o sucesso. Também é uma oportunidade para compreender a cultura, os valores, código de ética e esclarecer dúvidas. Tão importante quanto a dedicação de tempo e esforços que você investiu na contratação de um novo membro do time, é também a ambientação deste novo membro remoto à organização. Esta etapa é fundamental porque ela apoiará este novo membro para uma experiência diferenciada: o trabalho remoto produtivo. O diferencial com relação a equipes remotas, é que o novo membro não terá acesso e interação com você e com os demais membros na mesma frequência que teria se fosse um time presencial, e por isto algumas especificidades precisam ser cuidadosamente abordadas durante o processo de ambientação. E então, prepare-se para engajá-lo desde já!!! Abaixo segue uma proposta de AGENDA que vai descomplicar o onboarding a distância.
Como fazer o Onboarding no trabalho remoto
Vamos falar então de práticas de onboarding remoto! Neste primeiro momento, por se tratar de membro de equipe virtual e vocês estarem a distância, considere a utilização da câmera com mais frequência e se mantenha mais disponível do que sua rotina. Afinal, as dúvidas e esclarecimentos serão em maior volume neste período.
O 1º dia – Aqui segue uma proposta de agenda para o primeiro dia de trabalho deste novo membro: Reunião de boas-vindas com o líder para apresentação dos tópicos que você deve abordar logo no início:
• Cultura organizacional, missão, valores, visão, propósito. Explore temas relacionados à ética, políticas e normas, trazendo exemplos para facilitar as conexões para este novo membro que está ainda na tentativa de traduzir todas as informações que estão sendo expostas. Tudo é muito novo para ele…. E claro, esses tópicos devem ser relembrados e associados sempre em suas reuniões de equipes e individuais. Só assim a cultura será compreendida e vivenciada dia após dia em sua organização. Que tal um vídeo apresentando a organização e onde atua, e disponibilização de materiais extras para maior conhecimento sobre a empresa?
• Apresentação dos principais departamentos que ele terá interface direta tais como RH, Finanças, Marketing e outros. Extra! Convide-o para um Almoço ou happy hour virtual de boas vindas com a equipe. Peça ajuda a equipe na construção de relacionamentos via happy hours, almoços virtuais, team buildings e outros eventos;
• Abordagem sobre a sua área: objetivos, sistemas e instruções iniciais da lista de entregáveis e cronograma do onboarding, além de solução de dúvidas; compartilhamento de documentos e materiais de apoio relacionados à função; introdução à equipe e ao colega mentor; conversa sobre metas de curto e médio prazo;
• Por fim: uma conversa detalhada sobre a sua expectativa e a atuação dele na nova equipe. Discuta também com ele sobre as métricas com as quais ele será medido e a frequência da medição.
Primeiras semanas no home office
Primeiras semanas – Agora, é preciso proporcionar uma imersão total nas atividades e acompanhá-lo durante o processo de adaptação. Estruture um plano de treinamento dos processos da função, apresente-o e discuta-o com ele! Acompanhe o engajamento e a satisfação do novo membro. Observe-o e reconheça sua evolução. Sinalize para ele como está indo, dê feedbacks constantes. Pelo fato de estar distante, ele precisa muito saber se está no caminho certo nesta fase inicial. Imagine este novo membro como se estivesse em uma nova estrada onde até então nunca passou por ali. Ele vê as placas, acha que está no caminho certo e vai chegar ao destino programado. Mas só mesmo com alguém reforçando de que, sim, ele está no caminho certo (ou não) é que ele terá a garantia de que alcançará o destino. Seus
feedbacks são fundamentais. Depois que ele fizer a mesma viagem novamente, já se sentirá mais seguro. Por isto é que neste período é muito importante que você esteja mais conectado com seu novo membro!
E por último, comemore com ele a evolução e a conclusão do onboarding. Investir seu tempo para uma ambientação efetiva trará impactos para você, líder, seu time e para o novo membro. Você terá um membro com maior nível de pertencimento e consequentemente maior engajamento, maior visibilidade dos gaps que precisam ser desenvolvidos, além de mitigação da evasão de talentos e boa repercussão relacionada à imagem da empresa. E isto tudo se traduz em mais felicidade e produtividade!
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